Chính sách chống tham nhũng của Vixuco

Giới thiệu: Là đối tác của các tập đoàn lớn của nhà nước cũng như các tập đoàn nổi tiếng trên thế giới, Vixuco bắt buộc phải tuân thủ một số các luật và quy định để thực hiện hợp pháp hoạt động kinh doanh của công ty. Quan trọng trong số các luật và quy định này là những luật và quy định điều chỉnh về hối lộ và tham nhũng giữa các công ty tư nhân với nhau và giữa các công ty tư nhân và các cơ quan chính phủ. Ngoài ra, Quy Tắc Ðạo Ðức của Vixuco đã nêu rõ mục đích và nghĩa vụ của chúng ta là luôn hành động trung thực và hợp đạo lý trong mọi giao dịch kinh doanh của công ty. Vì ý thức rõ những yêu cầu ở trên cũng như để thực hiện cam kết này, Vixuco đã ban hành Chính Sách Chống Tham Nhũng này (“Chính sách”) để áp dụng và yêu cầu thực hiện đối với toàn thể nhân viên của Vixuco. Chính sách này được biên soạn dựa trên Quy Tắc Ðạo Ðức của chúng ta và tăng cường các tiêu chuẩn và nguyên tắc phải được áp dụng để điều chỉnh hành vi ứng xử của chúng ta nhằm tuân thủ Luật phòng, chống tham nhũng tại Việt Nam về chống hối lộ và chống tham nhũng. Luật về chống hối lộ hoặc tham nhũng được áp dụng ở tất cả những nơi Vixuco có các hoạt động kinh doanh. Nghĩa vụ: Trọng tâm của Chính sách này đã được nêu rõ ở phần Chống Tham Nhũng trong Quy Tắc Ðạo Ðức của Vixuco: Vixuco nghiêm cấm hối lộ và tham nhũng trong tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty. Chính sách này áp dụng cho mọi giao dịch giữa Vixuco với bất cứ bên nào khác, bất kể đó là giữa Vixuco với một công ty tư nhân hay giữa Vixuco với một viên chức chính phủ. Ðặc biệt nghiêm cấm mọi nỗ lực nhằm gây ảnh hưởng sai trái lên các viên chức chính phủ - kể cả nhân viên của các đơn vị được sở hữu hoặc kiểm soát bởi chính phủ có tham gia vào các hoạt động thương mại thông thường. Nghĩa vụ rất rõ ràng của chúng ta theo Chính sách Chống Tham nhũng này đối với các khoản chung chi như sau: Vixuco nghiêm cấm các nhân viên và người trung gian của mình thực hiện việc đưa, đề nghị hoặc nhận các khoản hối lộ, chung chi hay bất cứ thứ gì có giá trị với bất cứ tổ chức hay cá nhân nào để có được hay duy trì một cách sai trái các hợp đồng, hoạt động kinh doanh, sự chấp thuận của chính phủ, thuế ưu đãi và các quyết định hải quan ưu ái, hoặc để đảm bảo bất kỳ lợi thế kinh doanh sai trái nào khác. Nghiêm cấm các khoản hối lộ, lại quả, cũng như các khoản chung chi hay lợi ích bất hợp pháp hoặc trái đạo đức. Ngoài ra, có nhiều trong số các luật và quy định này bắt buộc các công ty tuân thủ những nghĩa vụ quan trọng như nhau để thiết lập các cơ chế kiểm soát nội bộ và thực hành kế toán mà sẽ giúp ngăn chặn việc sử dụng các khoản tiền để hối lộ hay chung chi bất hợp pháp. Quan trọng là các báo cáo kế toán của công ty phải được duy trì theo cách mà sẽ cho thấy bất cứ sự không nhất quán nào để có thể thực hiện các biện pháp khắc phục thích hợp. Vì ý thức rõ các yêu cầu này, Chính sách của chúng ta là: Vixuco sẽ lưu giữ sổ sách và hồ sơ phản ánh chính xác và công bằng các giao dịch của công ty và duy trì hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ đầy đủ. Sổ sách và hồ sơ phải được ghi chép đầy đủ chi tiết một cách hợp lý để chúng phản ánh chính xác các giao dịch và việc sử dụng các tài sản của công ty. Mọi giao dịch ngoài sổ sách liên quan đến những người trung gian hay công ty tư nhân của chúng ta là vi phạm đến Chính sách này. Các cơ chế kiểm soát kế toán nội bộ của chúng ta được xác định chi tiết trong Hướng dẫn của Kiểm soát viên Vixuco. Hướng dẫn: Thực tế là bạn cần phải đọc cẩn thận và hiểu đầy đủ các điểm sau đây: • Giá trị của khoản chung chi. “Bất cứ thứ gì có giá trị” bao gồm rất nhiều hạng mục khác nhau. Các ví dụ phổ biến gồm tiền mặt, quà tặng, bữa ăn, chiêu đãi, chứng khoán, tài sản cá nhân, nhận nợ thay hay miễn nợ, quyên góp từ thiện và các dịch vụ. Ngay cả khi “giá trị” của hạng mục đó là nhỏ thì vẫn tiềm tàng hành vi vi phạm và cần phải tránh. • Các viên chức chính phủ/công ty tư nhân. Chính sách của chúng ta nghiêm cấm hối lộ và tham nhũng giữa Vixuco và các đối tác thương mại của Vixuco cũng như giữa Vixuco và các viên chức chính phủ. Vì không phải lúc nào cũng rõ ràng về việc liệu một công ty nào đó có hoàn toàn là một liên doanh tư nhân hay trong đó có một tỷ lệ sở hữu nào đó của chính phủ, nên điều quan trọng hơn hết là các nhân viên của Vixuco không bao giờ được đề nghị hối lộ hoặc đưa hối lộ hoặc các khoản chung chi sai trái cho bất kỳ cá nhân nào. • Giảm giá, khấu trừ trước và chiết khấu. Giống như nhiều công ty khác, Vixuco đôi khi cũng cung cấp các khoản giảm giá, khấu trừ trước và các khoản thanh toán hay chiết khấu tương tự cho khách hàng để có được hoặc duy trì các hợp đồng hoặc hoạt động kinh doanh như một phần trong thỏa thuận thương mại đã được thương lượng. Các khoản thanh toán này không phải là “sai trái” nếu chúng được nêu rõ trong hợp đồng, hợp lý và nhất quán với thông lệ hiện nay, không được thanh toán bằng tiền mặt, được thanh toán trực tiếp cho đối tượng khách hàng thay vì thanh toán cho hoặc thông qua bất kỳ cá nhân hay bên thứ ba nào khác mà không có sự chấp thuận của Ban giám đốc, được hạch toán đúng cách thức trên sổ sách và hồ sơ kế toán của công ty chúng ta và ngoài ra phải tuân thủ các yêu cầu trong hợp đồng. • Ngăn chặn hối lộ. Vixuco có thể bị kết án phạm tội hình sự nếu chúng ta không ngăn chặn việc hối lộ đã được thực hiện thay mặt cho chúng ta bởi một nhân viên bán hàng chẳng hạn. Chúng ta sẽ phải chịu trách nhiệm bất kể là có bất cứ ai trong công ty có thực sự biết về việc hối lộ đó hay không. • Quà tặng, bữa ăn, du lịch, tiếp đãi và chiêu đãi. Thực tế mọi người đều hiểu rằng việc cung cấp những món quà , bữa ăn, tiếp đãi và chiêu đãi thích hợp và hợp lý cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh khác là hữu ích để tạo thiện chí và mối quan hệ kinh doanh tích cực. Trong nhiều nền văn hóa, những món quà vừa phải thường được mong đợi giữa các đối tác kinh doanh. Tuy nhiên, không được phép cung cấp các món quà đắt tiền hoặc không phù hợp hoặc các dịch vụ có cùng bản chất như vậy. Mọi tiếp đãi, du lịch, quà tặng, chiêu đãi và bữa ăn của công ty cung cấp phải tương ứng với sự kiện và tuân thủ các chính sách của Vixuco cũng như các luật và quy định của Việt Nam. Ví dụ, mặc dù việc thanh toán khoản chi phí cho chuyến thăm của khách hàng nhằm mục đích kinh doanh hợp pháp là điều thích hợp và có thể chấp nhận được, nhưng chúng ta cần phải thận trọng. Thời gian của chuyến thăm phải tương xứng với khoảng thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích kinh doanh và chi phí cho chuyến thăm phải hợp lý và chỉ bao gồm các khoản chi phí thực tế liên quan đến chuyến thăm. Mọi khoản chi phí không liên quan để, chẳng hạn như, kéo dài thời hạn chuyến thăm, mua sắm, dịch vụ, v.v... phải do chính khách hàng chi trả. Ngoài ra, các khoản chi phí phát sinh và các hoạt động đã thực hiện như một phần thuộc về tiếp đãi, du lịch, quà tặng, chiêu đãi và bữa ăn phải minh bạch - nghĩa là các báo cáo kế toán để chứng minh được các khoản chi phí và hoạt động này phải đề cập đến các cá nhân đã tham gia, xác định mục đích kinh doanh rõ ràng, mô tả hoạt động đó, nêu ra số tiền chi tiêu, v.v... Hậu quả Các hành vi vi phạm Chính sách này cũng như các luật và quy định chống tham nhũng và chống hối lộ có thể dẫn đến các hình phạt hình sự và/hoặc dân sự nghiêm trọng cho cả Công ty lẫn các cá nhân có liên quan. Ðiều quan trọng là phải luôn hành động theo cách thức sao cho tránh được ngay cả khả năng xảy ra hành vi vi phạm tiềm ẩn đối với các hạn chế này. Các hình phạt tài chính theo một số luật là không giới hạn. Mức phạt hình sự đối với các cá nhân có thể dẫn đến mười năm tù giam hoặc cao hơn, cộng với các khoản tiền phạt cá nhân mà Vixuco có thể không chi trả thay cho bạn. Mọi hành vi vi phạm Chính sách này hoặc các luật và quy định nêu trên có thể dẫn đến việc bị Công ty kỷ luật đến mức và kể cả chấm dứt công việc của nhân viên vi phạm đó. Giám sát và đánh giá: Ban giám đốc có trách nhiệm xác lập các cơ chế kiểm soát để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của Bộ phận đó được thực hiện theo các chính sách của Vixuco và tất cả các luật và quy định hiện hành. Vixuco sẽ thường xuyên giám sát và đánh giá sự tuân thủ của nhân viên đối với Chính sách này, các thủ tục có liên quan và các luật và quy định đã được nêu ra. Báo cáo: Bất kỳ lãnh đạo hoặc nhân viên nào của Vixuco có nghi ngờ hoặc biết về một hành vi vi phạm nào đó đối với Chính sách này hoặc các luật và quy định nêu trên phải báo cáo với Giám đốc, các nguồn liên hệ khác được liệt kê dưới đây. Nguồn liên hệ: Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến Chính sách này hoặc các luật và quy định đã được nêu ra, vui lòng liên hệ: • Phó giám đốc – Phụ trách Bộ phận Tuân thủ Pháp luật • Phó giám đốc – Phụ trách kinh doanh • Hotline: 0989124442